中山大学会计档案管理办法

第一章  总则

第一条  为加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号）等有关法律和行政法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于校级会计档案的管理。

第三条  本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条  学校应当加强会计档案管理工作，为会计档案管理经费、档案存放地点和存放设施提供切实保障，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

 

第二章  管理部门职责分工

第五条  学校会计档案管理工作由财务与国资管理处总体负责，会计核算处负责具体实施，各资产管理部门根据业务和职能配合完成有关工作。

第六条  财务与国资管理处负责组织制定学校会计档案管理制度，并对制度的落实情况进行监督检查。

第七条  会计核算处负责会计档案的整理、立卷，临时保管期内会计档案的保管、利用，以及临时保管期满后会计档案的移交、协助销毁等工作。

第八条  档案馆负责会计档案的接收及进馆后的保管、利用、鉴定销毁等工作。

第九条  设备与实验室管理处、基建处、总务处、图书馆等各资产管理部门负责固定资产卡片的归档和保管工作，财务与国资管理处负责监督检查。

 

第三章  会计档案的归档内容

第十条  下列会计档案应进行归档：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、年度财务会计报告，其中年度财务会计报告包括会计报表、附表、附注及文字说明；

（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、会计科目和项目编码及使用说明、工资薪金发放清册及其他具有保存价值的会计资料。

第十一条  学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。

第十二条  同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

在未满足上述条件的情况下，学校应当同时保存纸质和电子会计档案。电子会计档案的归档范围和保管期限参照纸质会计档案的规定执行。

第十三条  满足本办法第十二条规定条件，学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

 

第四章  会计档案的管理流程

第十四条  各会计档案管理部门应当指定专人作为会计档案管理员，负责会计档案的日常管理，明确会计档案管理岗位的职责。会计核算处出纳人员不得兼管会计档案。

第十五条  会计档案的装订

（一）所有纸质会计档案必须装订成册。

（二）会计凭证由会计核算处指定的管理人员整理装订，凭证编号从小到大顺序整理；会计账簿由记账人员负责整理装订；财务会计报告由主办会计负责装订；其他各类需归档的会计资料由具体业务经办人负责装订，并交会计核算处会计档案管理员统一归档。

（三）会计档案装订应当牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于会计档案的保护和管理；对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠；每册厚薄基本均匀，厚度以3公分为宜，并装入会计档案盒，做到整齐美观。

（四）装订成册的案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料的内容和名称，注明所属会计年度，起止日期；内页按顺序逐一编号，封面须用钢笔或签字笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。

（五）会计档案管理员每月根据记账凭证的数量定期（当月完成结账之日起最长不得超过一个月）及时进行整理、装订成册，防止记账凭证散乱和遗失。记账凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、复核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。

（六）财务会计报告应区分报告性质按照月、年度保存。其中，月度财务会计报告应加盖部门公章；年度财务会计报告应加盖学校公章；同时均应加盖财务负责人或会计主管人员的签章，以及填报人或编制人的签章。

（七）基建项目的年度财务决算报表经教育部审核通过后，分别按投资计划级别（教育部、省级）装订存档。项目竣工财务决算报告经上级主管部门审批通过后，将竣工财务决算报告连同本项目工程合同一起装订存档。

第十六条  会计档案的保管

（一）会计核算处和各资产管理部门要做好会计档案的安全、防火、防盗、防霉、防蛀等工作，确保会计档案的安全和完整无缺；属于电子会计档案的，还应当符合国家标准《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）以及学校电子档案管理的有关规定。

（二）会计档案管理员负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册；同时建立备查簿，用以记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

（三）会计档案保管期限分为永久、定期两类（具体分类见附件），定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

（四）固定资产卡片在固定资产报废清理后由学校各资产管理部门保管5年。

第十七条  会计档案的移交

（一）为方便会计档案的查阅和利用，会计档案在会计年度终了后由会计核算处临时保管3年。

会计核算处一般应在临时保管期满后的次年6月底前将会计档案移交档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案馆同意。会计档案管理员应编制会计档案移交清册一式二份，送会计核算处负责人审核签字后，连同案卷集中向档案馆办理移交手续，经档案馆负责人签字后，双方各持一份。

（二）纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。

（三）电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合电子文件归档与电子档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案馆接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

第十八条  会计档案的利用

（一）会计档案管理员应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。学校各部门应当严格按照相关制度利用会计档案，在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁涂画、拆封、抽换、篡改、损坏会计档案。

（二）校内单位查阅会计档案，应严格做好审批、登记等相关手续；校外单位查阅会计档案，还需提供正式介绍信，注明查阅目的、范围以及查阅人姓名。

1．尚未移交档案馆的会计档案，经会计核算处分管科室负责人批准方可查阅，并做好登记。会计档案一般只供查阅和复制，不予对外借出。如因工作需要且根据国家有关规定必须外借的，需经会计核算处分管负责人批准并书面约定归还日期；借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，并在约定时间内归还；归还时必须经会计档案管理员查验无误后再予交接。

2．已经移交档案馆的会计档案按照档案馆制定的档案利用制度办理相关手续。

（三）已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交档案馆的会计档案，确需拆封重新整理的，报会计核算处分管科室负责人批准后办理；已经移交档案馆的会计档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，由档案馆、会计核算处、审计处和经办单位分别派员共同拆封整理。

第十九条  会计档案的鉴定销毁按照档案馆制定的档案鉴定销毁规定执行。会计档案鉴定销毁工作由档案馆牵头，组织学校财务、审计、纪检监察等部门或人员共同进行。

第二十条  档案馆会同会计核算处应定期对已进馆保管期满的会计档案进行清理和鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第二十一条  保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

 

第五章  责任追究

第二十二条  在会计档案管理工作中有下列行为之一的，将依法依规追究有关单位和人员的责任：

（一）损毁、丢失、篡改、伪造会计档案的；

（二）未按规定归档、保管或者不按期移交会计档案的；

（三）未按规定查阅、利用、鉴定销毁会计档案的；

（四）管理不善、发现违规行为后隐瞒不报、治理不力的；

（五）其他违反会计档案管理规定的行为。

第二十三条  校内各单位和人员存在第二十二条所列行为的，财务与国资管理处会同档案馆与其所在单位根据其行为的性质、情节及所造成后果的严重程度，采取问责措施：

（一）批评教育；

（二）责令作出书面检查；

（三）在一定范围内通报批评；

（四）纳入学校财务报销失信名单。

以上措施可以单独适用或者合并适用。

构成违纪的，由中山大学纪委办、监察处依照有关党纪法规和学校规定作出处理；需要追究领导责任的，按照有关党纪法规和学校规定对有关部门、单位及其领导人员实行问责；涉嫌犯罪的，移送国家有关机关处理。

 

第六章  附则

第二十四条  本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。会计档案的具体名称如有同本办法附件所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。

第二十五条  预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十六条  独立核算的二级非法人单位参照本办法执行。

第二十七条  本办法由财务与国资管理处负责解释。

第二十八条  本办法经2018年第24次学校党委常委会会议审议通过，自2018年12月10日起施行。原《中山大学会计档案管理办法》（中大财务〔2005〕15号）同时废止。