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信息名称:中山大学关于进一步加强行政公文规范化工作的通知
信息索引:10558-02010-02-2010-00003-1 生成日期:2010-08-30 发文机构:校长办公室
主题词: 信息类别: 规章制度章程 发文字号:中大办〔2003〕8号

中山大学关于进一步加强行政公文规范化工作的通知

中大办〔2003〕8号

校机关各部、处、室,各学院、实体系,各直属单位,各附属单位,后勤集团、产业集团:
为贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》(国发〔2000〕23号),2002年1月1日学校印发了《中山大学行政公文处理实施细则》(中大办〔2002〕1号),对我校行政公文的种类、格式、行文规则、发文办理、收文办理、公文归档和管理等作了具体规定。该《实施细则》的施行,对推动我校行政公文处理工作的规范化、制度化、科学化,提高我校文秘工作的整体水平起到了积极的作用。各单位文秘部门和文秘工作人员,在贯彻《实施细则》的过程中做了大量工作,为文件处理的顺利开展与文件效用的发挥做出了成绩。但是,校内行政公文的处理仍存在不规范的地方,例如:一文多送,一份公文同时报送多位校领导或多个部门;文种使用不当,“请示”、“报告”文种混淆使用,有的在“报告”中夹带请示事项;越级报送,包括学院、部门下属单位未经主管单位签署意见或职能部门会签就直接向学校领导报送公文,或未经校长办公室登记而直接报送校领导等。由于不按规范操作,影响了公文正常运转,甚至费时误事,公文丢失现象也偶有发生。上述现象和问题,妨碍了我校行政公文处理工作规范化、制度化、科学化的进程。为此,特就进一步加强我校行政公文规范化工作提出如下意见:
一、行政公文的制作与呈批,要严格按照《中山大学行政公文处理实施细则》有关行政公文制作流程和行政公文呈批流程的规定执行。
二、在执行行政公文呈批流程中应注意以下处理原则:
1.如属于有关职能部门职权范围内就可以确定、决定而不需报学校领导审批的事项,拟稿单位应直接将公文送有关职能部门处理。
2.需报送学校领导审批的事项,拟稿单位应将公文先送主管或相关职能部门签署意见后送校长办公室。未经会签的公文,校长办公室文件管理员在收文时将严格把关。
3.向学校请示事项的公文一律不得同时报送多个学校领导,应先送校长办公室负责转送相关领导在同一公文上作批示。
4.不要将“请示”件封在信封中直接呈送学校领导,应先送校长办公室文件管理员登记。文件管理员须在公文的相应位置加盖“中山大学收文”章和“中山大学收文骑缝章”。
5.拟制紧急公文,应体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度,由拟稿单位负责人在“公文呈批表”上“负责人意见”栏作简要说明。“特急件”一般应至少提前一个工作日,“急件”一般应至少提前二个工作日送达校长办公室。
6.学校领导给予明确批复意见的公文,由校长办公室文件管理员及时通知拟稿单位取回办理。如学校领导未予明确批复意见或意见有歧义,校长办公室将视实际情况确定原件是否退回拟稿单位,并将有关办文情况由文件管理员及时通知拟稿单位。
7.对需转送其他部门办理的公文,校长办公室文件管理员应及时将文件流向告知原拟稿单位,以便拟稿单位追踪办理。
三、在执行行政公文制作流程中应注意以下处理原则:
1.拟稿单位和相关核稿人对呈报学校领导审签的待发文稿应加强审核,切实保证发文的质量。审核的重点是:内容是否符合国家法律、法规及其他相关规定,是否符合学校的相关制度规定;是否符合行文规则;涉及一个或多个部门职权范围的事项是否已协商、会签;公文格式、语法、文字是否规范,语句是否通顺等。
2.紧急公文,应体现紧急的原因,由拟稿单位负责人在“发文稿纸”上“负责人意见”栏作简要说明。“特急件”一般应至少提前两个工作日,“急件”一般应至少提前三个工作日送达校长办公室。
3.以学校名义印制公文的版记下应标注拟稿单位责任校对人姓名。
四、各学院、附属单位的行政办公室,要加强行政公文处理的职能,不设办公室的单位要落实专人负责行政公文处理工作,校长办公室要加强对行政公文处理工作的指导和检查,密切与各单位的沟通协调,努力提高办文质量和办文效率,更好地为教学科研服务。
(本通知的生效时间为二○○三年三月七日)